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आज के इस लेख में हम जानेंगे: सर्विस बुक क्या है?, कैसे होता है सेवा पुस्तिका का संधारण, सेवा पुस्तिका का प्रमाणीकरण कौन करता है, सर्विस बुक से सम्बंधित प्रमुख विभागीय नियम कौन-कौन से है।
सर्विस बुक क्या है?
सेवा पुस्तिका का अर्थ है निर्धारित प्रपत्रों का एक एकल बंधन। जिसमें एक सरकारी कर्मचारी के सेवा रिकॉर्ड को उसके सेवा अवधि के दौरान हुई सभी आधिकारिक घटनाओं की प्रविष्टियां बनाकर रखा जाता है। सेवा पुस्तिका में सेवा की शुरुआत से लेकर सेवा के अंत तक की घटनाएं चाहे वह वेतन से संबंधित हो, चाहे वह प्रमोशन से संबंधित हो या छुट्टी से संबंधित हो सब लिखे जाते हैं। सेवा की निरंतरता या टूट भी सेवा पुस्तिका से अंकित होता है। यहां तक कि कोई भी व्यक्ति किसी का सेवा पुस्तिका देखकर उसके पूरे सेवा अवधि को पता कर सकता है।
कैसे होता है सेवा पुस्तिका का संधारण
सेवा पुस्तिका में नियत स्थान पर शिक्षक या कर्मचारियों का व्यक्तिगत विवरण, पता अंकित करना होता है। इसके अलावा एजुकेशन क्वालिफिकेशन, जाति, घर का पता आदि सभी पर्सनल डिटेल लिखे जाते हैं। इसके अतिरिक्त उसकी सेवा से संबंधित विवरण भी अंकित किए जाते हैं। जैसे सेवा की शुरुआत कब हुई, प्रशिक्षण पूरा कब किया, कब स्थानांतरण पाया, कब प्रमोशन पाया आदि। इसके अतिरिक्त सेवा अवधि में कितनी छुट्टी लिया, अध्ययन अवकाश, मातृत्व अवकाश, पितृत्व अवकाश, मेडिकल लीव आदि की भी चर्चा होता है। ध्यान रहे कि किसी भी डाटा को लिखते समय ओवरराइटिंग ना करें और ना काटे या न मिटाए। इस प्रकार अच्छे से सारी डिटेल अंकित करना सेवा पुस्तिका का संधारण कहलाता है।
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सेवा पुस्तिका का प्रमाणीकरण कौन करता है
सेवा पुस्तिका का संधारण काफी नहीं है। बल्कि उसका प्रमाणीकरण भी करवाना पड़ता है। प्रमाणीकरण का अर्थ होता है सक्षम प्राधिकारी द्वारा उसे प्रमाणित करना अर्थात उस पर सिग्नेचर करवाना। अधिकारी आपके डिटेल को पढ़ कर नीचे सिग्नेचर करेंगे कि यहां अंकित सभी रिकॉर्ड सही है। सेवा पुस्तिका कार्यालय के प्रमुख या सक्षम प्राधिकारी द्वारा ही अधिकृत किसी अन्य राजपत्रित अधिकारी (Gazeted Officer) द्वारा प्रमाणित किया जाता है। गजेटेड ऑफिसर का अर्थ होता है आईएएस अधिकारी से लेकर के विद्यालय के प्रधानाध्यापक तक। लेकिन शिक्षकों के सेवा पुस्तिका के प्रमाणीकरण की बात आती है तो संबंधित प्रखंड के प्रखंड शिक्षा पदाधिकारी द्वारा प्रमाणित किया जाता है।
सर्विस बुक से सम्बंधित प्रमुख विभागीय नियम
- कर्मचारी के सारे कार्यकाल का रिकॉर्ड सर्विस बुक में रखा जाता है। हर एंट्री को आफिस के head द्वारा सत्यापित किया जाता है। किसी entry का काटा या मिटाया न जाना और overwriting न होने की जिम्मेदारी भी आफिस के head की होती है।
- सर्विस बुक की दो कॉपी रखी जानी चाहिए । एक कार्यालय में , एक सरकारी कर्मचारी के पास , हर साल जनवरी में सरकारी कर्मचारी अपनी कॉपी update करने के लिए कार्यालय में जमा कराएगा। जमा करने के 30 दिन के भीतर आफिस द्वारा कर्मचारी की कॉपी को वापिस करना अनिवार्य है । यदि कर्मचारी अपनी कॉपी खो देता है तो उसे दूसरी कॉपी के लिए 500/ – रुपये देने पड़ेंगे। Rule 288(1) से 288 (5) of GFR 2017.
- General finance rules 2017 के implement होने की तिथि से , ये duplicate सर्विस बुक की कॉपी हर एक existing reguler employee को छह महीनों में एवं नवनियुक्त शिक्षकों को 1 माह के भीतर मिल जानी चाहिए।
- प्रत्येक head of office के लिए सर्विस बुक की digital copy रखना अनिवार्य है । ताकि सर्विस बुक की मूल प्रति खोने या नुकसान होने पर कर्मचारी का रिकॉर्ड सुरक्षित रहे।
- हर साल कर्मचारी को उसकी सर्विस बुक दिखाया जाना और उस पर उसके sign लेना अनिवार्य है ,इसका प्रमाणपत्र आफिस का head अपने उच्च अधिकारियों को हर साल देगा कि ऐसा किया गया है।
- हर कर्मचारी को हर साल जब नियमानुसार सर्विस बुक देखने और sign करने को मिले तो वो अपनी उपरोक्त सभी entries का ठीक होना पक्का कर सकता है ।
- हर आफिस में एक service book register maintain करना compulsory है , जिसमें सभी service books के ऑफिस से आने जाने की entry की जाएंगी । रिकॉर्ड रखा जाएगा।
- एक retired employee या मृत की सर्विस बुक को कम से कम तीन साल तक रिकॉर्ड में रखा जाएगा।
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